TabulaRasa propone diverse soluzioni per la dematerializzazione e la gestione informatizzata degli archivi digitali.
Negli ultimi anni gli archivi di documentazione tecnica, e in particolare quelli composti da pratiche edilizie e materiale urbanistico, sono stati al centro della nostra attività di ricerca.
Grazie alla collaborazione con alcuni enti pubblici e in seguito a test effettuati su diverse tipologie di pratiche, TabulaRasa ha attivato il servizio di informatizzazione delle pratiche edilizie e della documentazione tecnica in generale, che consente ai nostri clienti di:
- ridurre l'accesso del personale alle pratiche cartacee evitandone la dispersione e conservandone il giusto ordine
- velocizzare la consultazione dei materiali attraveso un sistema informativo dedicato
- condividere l'archivio attraverso una rete informatica
- offrire un accesso controllato alle pratiche attraverso Internet (p.e. per gli enti pubblici che intendono autorizzare, su richiesta, il pubblico alla consultazione di documentazione specifica)
- delocalizzare l'archivio cartaceo in ambienti adeguati per la sua conservazione, anche all'esterno dell'ente
Prima di procedere con il dettaglio del servizio, si vuole chiarire che per digitalizzazione si intende il processo di riproduzione digitale delle pratiche (scansione) che dà origine a una serie di file immagine.
Una pratica per essere poi gestita a livello informatico necessita di una indicizzazione, processo durante il quale vengono trascritti in un database le informazioni essenziali per identificare il documento digitale.
TabulaRasa offre sia il servizio di digitalizzazione, sia il servizio di indicizzazione che varia a seconda del sistema adottato dal cliente per la gestione delle pratiche.
Il servizio si divide in diverse fasi:
- ritiro periodico dei materiali da digitalizzare
- preparazione dei documenti alla digitalizzazione
- digitalizzazione e indicizzazione
- ricomposizione delle pratiche trattate
- riconsegna della documentazione
- inserimento delle immagini e dei dati nel sistema informativo dedicato
Il sistema informativo fornito all'interno del servizio comprende una soluzione storage (server ridondato, NAS, SAN) e un applicativo basato su tecnologia web dedicato alla ricerca e visualizzazione ad alta risoluzione delle pratiche digitalizzate.
Le soluzioni proposte possono integrare software gestionali esistenti, oppure includere un sistema completo di document management.
Per ulteriori informazioni potete scaricare il nostro opuscolo in PDF